10 reguli de email etiquette

Am scris recent aici despre reguli de bază în comunicarea prin email. În următoarele rânduri, vom merge un pic mai departe, tot în zona poştei electronice cu mai multe informaţii menite să ajute la gestionarea informaţiilor şi uşurarea treburilor internautice:

  1. Cei mai mulţi dintre noi avem mai multe adrese de e-mail, ceea ce înseamnă multă muncă de verificare şi răspuns sau filtrare a conţinutului. Restrange numărul adreselor: una pentru cei cu care interacţionezi, una pentru newsletter-uri şi abonări şi una profesională/de la muncă pe care să comunici cu cei din domeniul tău. Aşa îţi vei putea prioritiza mai uşor munca, iar cei care doresc să te contacteze nu vor trece prin neplăcerea de a-şi actualiza mereu address book-ul.
  2. Nu înmâna cu uşurinţă adresa de mail de la muncă. Vei avea de înfruntat mesaje în lanţ, poze cu flori şi pisicuţe, care te pot distrage de la activitate. Păstreaz-o pentru cei din industria ta.
  3. Nu răspunde la mesajele nesolicitate (bulk), ci marchează-le corespunzător ca şi spam, neconfirmându-le spammerilor validitatea adresei tale.
  4. Dacă eşti mai nou pe internet, ar trebui să ştii ca mesajele în care eşti anunţat ca fiind câştigător de te miri ce promoţie, moştenitor de pământ în Zimbabwe, singura speranţă pentru un miliardar deznădajduit sunt farse menite să stoarcă bani de la naivi. Marchează ca spam şi treci mai departe.
  5. De câte ori ţi se întâmplă să citeşti un mesaj mai lung de trei-patru paragrafe? Dacă răspunsul e “Rar”, ar trebui să ştii că asta e valabil pentru majoritatea oamenilor.
  6.  Fii concis si arată respect faţă de timpul celui căruia îi scrii. Pentru informaţii mai ample s-au inventat ataşamentele.Evită attach.-urile mari. Dacă e posibil, pune un link. Dacă nu e posibil, comprimă-le in .zip (click dreapta, send to, compressed zip folder sau foloseşte zipcentral un compresor gratuit).
  7. Tot în sectorul prudenţei este recomandat să nu deschizi ataşamente sau să intri pe link-uri pe care nu le aştepţi. Aşa începe orice poveste cu fraude, viruşi şi alte chestii obraznice.
  8. Nu abuza de majuscule. Este echivalentul internautic al ţipatului. Dacă îţi este greu să jonglezi între majuscule şi minuscule, rămâi la cele din urmă.
  9. Dacă ai uitat să pui un attach sau ai vrea să corectezi ceva, unii furnizori de servicii de mail precum Gmail, Outlook sau Thunderbird îţi dau posibiliatea să anulezi trimiterea. Mai multe detalii aici.
  10. Nu trimite informaţii confidenţiale pe mail NICIODATĂ. Nu este cel mai sigur mod de a face asta.

Completaţi, daţi mai departe şi reveniţi pentru seriile următoare de etichetă pe mail.

Cristina Mocanu
Cristina lucrează în managementul și dezvoltarea adulților încă din 2012. A susținut cursuri, seminarii în domeniul resurselor umane, motivarea și dezvoltarea angajaților, evaluarea performanțelor, planificare strategică și lidership; a oferit consultanță și coaching individual pentru creșterea șanselor de angajabilitate, branding personal, management și creșterea performanțelor individuale. Ai nevoie de ajutor? Accesează formularul de contact!
Fii sociabil, dă mai departe:
Facebook Twitter Linkedin Tumblr Pinterest Email

2 Comments


  1. // Reply

    Cred ca se mai pot adauga si formulele de inceput/ final. salut si semnatura, eventual.


    1. // Reply

      Corect! Sunt obligatorii, nu opţionale. Semnătura o poţi predefini din setări să nu fii nevoit să o scrii de fiecare dată.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.