Email etiquette 1

Emailul este una dintre primele forme de comunicare online apărute, printre cele mai importante mijloace de publicitate şi folosit de mulţi zilnic sau chiar de mai multe ori pe zi. Evident, ca pentru orice tip de comunicare civilizată, trebuie să avem în vedere câteva reguli:

  • Confirmă întotdeauna primirea e-mailului. Chiar dacă nu poţi veni cu rezolvarea îndată, notifică primirea şi furnizează eventual un timp de răspuns mai amplu asupra problemei.
  • Dacă în mesajul ce ţi-a fost trimis apar mai multe persoane, raspunde folosind butonul ‘Reply all’. Toţi au fost trecuţi acolo cu un motiv de către emitent, iar în acest fel îl scuteşti pe acesta de forwardarea răspunsului tău către cei menţionaţi iniţial. Dacă apar, înseamnă că sunt parte din discuţia care se poartă.
  • Câmpurile de care trebuie să ţii cont, la trimiterea unui e-mail, egal de importante sunt:

TO – adresa/adresele principalului destinatar – câmp obligatoriu în orice e-mail
CC – (este prescurtarea de la carbon copy) – este câmpul în care se trec adresele celor care trebuie să aibă în vedere subiectul discutat, să aiba acces la o copie a acestuia; poate fi vorba despre un supervizor, şef al unui departament, director, persoană care este menţionată în corpul e-mail-ului etc.
BCC – (prescurtarea de la blind carbon copy) – blind fiind cuvântul cheie. adresele trecute în acest câmp nu pot fi vizibile de către ceilalţi destinatari ai mesajului; este soluţia ideală dacă vrei să trimiţi acelaşi mesaj mai multor persoane, fără ca acestea să ştie una de cealaltă, se recomandă a fi folosit pentru adresele celor care fac obiectul unor solicitări în serie, mesaje promoţionale, mesaje cu caracter publicitar sau în lanţ. ne arătăm astfel respectul faţă de destinatar, păstrând doar pentru cunoştinţa noastră adresa sa de e-mail, care altfel ar putea ajunge în listele spammerilor. (acolo unde nu apare bcc, poate fi activat din meniu/setări).

  • Dacă ai o solicitare către cineva, o rugăminte, o cerinţă solicită acordul înainte de a-ţi trimite mesajul cu tot cu instrucţiuni. Primesc frecvent mesaje kilometrice de genul “scrie şi tu te rog de cutare lucru”, “am şi eu un articol, vezi dacă-ti plece şi recomandă-mă”, “trece-mă şi pe mine în blogroll, că te trec şi eu” ş.a. Dacă nu ne cunoştem şi nu am mai vorbit, e de bun simţ să te prezinţi înainte şi să-mi ceri permisiunea. În fond, tu ai nevoie de ceva de la mine, nu invers, nu? Indiferent de răspunsul primit, mulţumeşte. Cel ce ţi-a răspuns şi-a rupt din timpul său să facă asta.
  • Întotdeauna alege un subiect relevant pentru mesajul tău – ceva, subiect, ( ) nu sunt titluri. Este mai interesant de citit, îi furnizează o idee destinatarului despre ceea ce trebuie să aştepte citind, îl ajută să-şi prioritizeze citirea e-mailurilor primite. De asemenea, dacă mesajul pe care il trimiţi face parte dintr-o serie de reply-uri, nu lăsa Re: Re: Re: la subiect – actualizează. Eu, spre exemplu, am un suspans neplăcut de fiecare dată când aştept deschiderea unui e-mail fără subiect. În plus, cataloghez imediat expeditorul ca fiind neprofesionist.

Referitor la timpii de răspuns, vă întreb care e durata maximă pe care o consideraţi de bun-simţ pentru primirea/trimiterea unui reply?
Eu spre exemplu, am o ierarhie a importanţei – apel, SMS, e-mail şi pentru fiecare am în vedere anumiţi timpi în care mă aştept să mi se răspundă.

Cristina Mocanu
Cristina lucrează în managementul și dezvoltarea adulților încă din 2012. A susținut cursuri, seminarii în domeniul resurselor umane, motivarea și dezvoltarea angajaților, evaluarea performanțelor, planificare strategică și lidership; a oferit consultanță și coaching individual pentru creșterea șanselor de angajabilitate, branding personal, management și creșterea performanțelor individuale. Ai nevoie de ajutor? Accesează formularul de contact!
Fii sociabil, dă mai departe:
Facebook Twitter Linkedin Tumblr Pinterest Email

5 Comments


  1. // Reply

    Ai de la mine o nominalizare dar si o leapsa ca la carte.
    Te bagi la leapsa sau macar la un comentariu?

    Maine apare guest-postul pe care ti l-am scris inainte de mutare pe domeniu nou? Maine e marti – zi de guest-posturi 🙂


  2. // Reply

    Nu-i rău deloc articolul. Trebuie să recunosc că mă așteptam la un dezastru, dar n-a fost deloc așa 🙂 Aș mai adauga că eu cel puțin mi-aș dori să se folosească mai des replici scrise sub mesajul original (bottom posting) că de top-posting sunt sătul.

    În ceea ce privește durata la care să răspunzi unui email, ce e sub o zi deja mi se pare de vis. De ce o zi? Pentru că poate respectivul e la sfârșit de program sau e pe alt fus orar. De altfel emailul e un mijloc de comunicare asincron. Dacă vrei răspunsuri instantanee, folosești mesageria instantanee (faimosul Yahoo messenger de la noi, deși sunt și alternative). De asta cred că până și o săptămână sau chiar mai mult poate fi ok, atâta timp cât chestiunea cu pricina încă mai e de actualitate. Sigur că e plăcut să ai feedback imediat, dar nu trebuie să te enervezi sau superi dacă nu e așa.


    1. // Reply

      Heheh. Bine ca s-a ridicat deasupra aşteptărilor. Mai urmează articole din seria asta. În legătură cu durata sunt de acord cu tine – şi mie, ce trece de o zi mi se pare mult. Iar in cazul in care nu se poate raspunde personal, o setare de auto-reply will do the job.


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.